7 ferramentas para medir a produtividade do trabalho à distância . Parte 2

1 – Prazos e Metas

Determinar prazos e metas para o cumprimento de tarefas é a medida mais simples para você medir a produtividade dos seus colaboradores. Você deve estar lembrado do caso do publicitário. Ao encarregá-lo da campanha, você deve entregar-lhe o escopo do projeto e o prazo para apresentação do material.

Isso é suficiente para direcionar adequadamente o seu foco? Talvez não totalmente, mas saber se um profissional é capaz de entregar suas demandas completas e no prazo é o melhor indicador de produtividade que pode haver.

2 – Trello

O Trello é uma ferramenta surpreendentemente simples para gestão de rotinas e projetos. Com a adoção desse software é possível controlar a produtividade de seus colaboradores à distância.

O Trello permite que várias pessoas compartilhem a mesma visão das tarefas a serem realizadas, mas tudo isso de forma muito simples. Para o gestor que delegou as tarefas é possível controlar o andamento do serviço, uma vez que o colaborador, ao iniciar uma tarefa, move a ficha referente a ela para o status “em execução” e, ao concluí-la, move para o status “concluído”.

É o caso do publicitário em questão, cujo andamento do trabalho pode ser controlado pelo Trello ou outro sistema de gestão de projetos mais sofisticado. O gestor, nesse caso, consegue acompanhar o andamento das tarefas e as fases da campanha.

3 – Runrun.it

O Runrun.it é um pouco mais detalhista que o Trello. Por meio desse software é possível que o gestor organize e controle a agenda de sua equipe, atribuindo tarefas diretamente aos colaboradores, com os respectivos prazos de entrega.

4 – Proud + Pomodoro

A principal característica do Proud é que ele é capaz de desmembrar objetivos em pequenas metas, favorecendo o controle absoluto do fluxo de serviço e da produtividade por equipe e por colaborador.

Esse desmembramento permite a adoção da técnica Pomodoro, que favorece pequenos ciclos de trabalho, de modo que a produtividade pode ser acompanhada mais de perto e sistematicamente ao longo de um dia de atividade.

5 – Apps de Análise de Produtividade

Para quem precisa de um controle à distância mais rígido, os apps de análise de produtividade e desempenho são a solução. Os melhores aplicativos do mercado prometem:

• coleta automática de dados e com discrição;
• classificação das atividades;
• grupos e filtros avançados para melhor controle pelos gestores;
• relatórios de frequência e cumprimento de horários;
• indicadores comparativos de desempenho;
• monitoramento da utilização de sites e softwares por parte dos colaboradores;
• ferramenta de autoavaliação habilitada para o colaborador.

6 – ERPs (Relatórios)

Não é incomum você encontrar ERPs no mercado com ferramentas avançadas de controle de produtividade. Basta cadastrar os colaboradores, usar os filtros e produzir relatórios em que você pode controlar a produtividade de cada equipe e cada funcionário, inclusive obtendo abordagens comparativas, que podem servir como parâmetros para decisões como a indicação de treinamentos individuais.

É um tipo de controle que funciona bem com vendedores e setores onde a produção é elevada.

7 – Pesquisas de Satisfação

É impossível separar produtividade de qualidade. Podemos afirmar que a qualidade é um dos requisitos da produtividade. Uma empresa que produz 100 mil itens defeituosos por dia não pode ser considerada mais produtiva do que outra que produz 30 mil itens perfeitos.

Por isso a indústria possui vários procedimentos de controle de qualidade por dentro dos processos, que garantem que os produtos atendam aos requisitos obrigatórios para serem comercializados.

No setor de serviço não é tão simples, pois a percepção de satisfação e qualidade só pode ser medida quando o cliente usa o serviço. Por isso é tão importante fazer pesquisas regulares de satisfação para que a empresa possa aperfeiçoar sistematicamente suas rotinas, gerando mais valor para os clientes.

Bom, você pode perceber que não será por falta de ferramentas que sua empresa deixará de adotar o trabalho à distância. Há fortes evidências de que a produtividade do trabalho à distância é maior. As empresas reduzem custos e os colaboradores obtêm melhora na qualidade de vida.

É claro que nem toda atividade comporta o home Office. É o caso dos serviços de limpeza, policiamento, segurança, transporte, agronegócio e tantos outros.

Podemos, no entanto, antever o benefício para a sociedade de ter menos pessoas doentes e mais pessoas produtivas, sem tanta gente precisando utilizar o transporte público e mesmo carros particulares durante os horários de maior movimento no trânsito.

Será que vale a pena?

O trabalho à distância já faz parte da cultura da ProMove e podemos te ajudar a melhorar o desempenho da sua equipe. Quer mais dicas sobre como adaptar seu negócio? Entre em contato conosco!